recipe.documentの特長
内部統制には適切な文書管理が不可欠
文書管理ができていない場合に考えられるリスク
- 機密情報の漏洩
⇒情報流出による信用失墜、多額の損害賠償 - 機密ファイルへのアクセス
⇒社員の個人情報や、新製品情報などの流出 - ファイルの紛失、上書き
⇒誤ったファイル操作による消去、上書き - 周知徹底不足
⇒資料を誰が見た（見ていない）のか分からない
recipe.documentの優位性
- ASP型での提供により、低コストで導入頂けます。
- recipe.documentは、ファイルサーバーには不可能だった使いやすさとセキュリティを両立させることができます。
従来型ファイルサーバとrecipe.documentの違い
| リスク | 従来型ファイルサーバ | recipe.document |
|---|---|---|
| 情報漏洩 | 基本的に誰でもファイルにアクセスすることが可能。 | 関係の無い社員（グループ）にはフォルダ自体を非表示に。存在自体知られることがない。 |
| ファイルの改ざん | 勝手に変更されても気付かない | 詳細なログ機能により「誰が・いつ・何を・どうしたのか」を完全に把握。また、権限によってファイルへのアクセスレベルを自由に変更。 |
| 情報の周知徹底 | 全員がファイルを見たのか分からない | 受領機能により、誰が見たのか、誰が見ていないのか確認できる。 |
| ファイル内容更新 | 誰が更新したか不明、同じ様なファイル名が散見され最新版がどれかわからない。 | 版管理の機能により、ファイルが更新されても常に最新版が見られる。 |
| ファイル検索 | ファイルの数が増えれば増えるほど見つけづらくなる。 | あいまい検索に対応。文書中のキーワード検索も可能。 |
フォルダ管理機能
フォルダごとにユーザーの利用権限を設定。権限の無いユーザーにはファイル自体の表示がされず、不必要な情報へのアクセスを防ぐことが可能です。
ログ機能
ファイルへのアクセスを完全に把握、削除、コピー、ダウンロードなどの履歴が一目で確認できます。
配布・受領機能
文書が登録されれば、予め登録された配布先メンバーへ自動的にメールでお知らせします。
受領機能により文書作成者は配布した文書が読まれたかどうか、ログで確認をすることができます。
版管理
更新が頻繁にある文書は常に最新版が表示されます。コピーされた文書があちこちに保存される心配がありません。
また、登録された文書はバージョンでの管理が可能なので、更新履歴も一目で確認することができます。
ファイル検索
recipe.documentの検索機能には、あいまい検索をサポートした「ConceptBase」を採用。
単語だけでなく、自然文での検索にも対応しています。
膨大なファイルを扱うrecipe.documentを強力にサポートします。
※「Visual Finder」は株式会社OSKの登録商標です。
